Rekisteriseloste

Rekisteriseloste tai tietosuojaseloste tulee laatia tietosuojavaltuutetun suosituksesta ja henkilötietolain mukaan kaikista henkilörekistereistä. Ilona Kuntoutus Oy:n kohdalla tämä tarkoittaa asiakkaistamme tallennettavia tietoja, joita käytämme asiakkaidemme hoidon suunnittelussa ja toteutuksessa sekä yhteydenpidossa asiakkaisiimme.

Rekisteriselosteesta ilmenee, kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä, mitä henkilötietoja rekisterissä on, mihin niitä käytetään, minne tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja miten tiedot suojataan. Ilona Kuntoutus Oy pyrkii järjestämään tietojärjestelmiensä tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla ja estämään asiattoman pääsyn tietojärjestelmiin. Ilona Kuntoutus Oy ei ole vastuussa kolmansien osapuolien tarjoamista palveluista (kuten Facebook, sähköposti, WhatsApp jne.) ja niiden tietosuojasta. 

1. REKISTERINPITÄJÄ

Ilona Kuntoutus Oy
Y-tunnus: 2724472-6

Osoite: Keilatie 2 as.2 65300 Vaasa

2. REKISTERIN NIMI

Ilona Kuntoutus, asiakasrekisteri

3. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Miikka Kultalahti
Keilatie 2 as.2
65300, Vaasa
miikka.kultalahti(a)ilonakuntoutus.fi

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisterin tarkoitus on Ilona Kuntoutus Oy:n tuottamien kuntoutuspalvelujen asiakkaita koskevien tietojen kerääminen, käyttäminen kuntoutuksen suunnitteluun ja toteutukseen sekä tietojen säilyttäminen. Henkilörekisteri on perustettu Ilona Kuntoutus Oy:n ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoitamiseksi. Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• Palvelun toteuttaminen
• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• Asiakastapahtumien varmentaminen
• Asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen
• Markkinointi, analysointi ja tilastointi
• Kohdennettu markkinointi
• Mielipide- ja markkinatutkimukset

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
• Sosiaaliturvatunnus
• Ikä, sukupuoli ja äidinkieli
• Asiakkaan terveyttä koskevat esitiedot ja lähtötilanne
• Asiakkaalle annettavan hoidon kuvaus sekä hoitoon tarvittavan lääkityksen ja hoitotarvikkeiden tiedot
• Asiakkaan hoitojakson alkamisaika, arvioitu hoitojakson pituus sekä tehtyjen hoitokäyntien määrä
• Tehtyjen tutkimusten tulokset
• Asiakassuhteen aikana syntyneet lausunnot
• Ajanvaraustiedot
• Laskutustiedot
• Asiakaspalautteet
• Yhteydenotot
• Peruutustiedot
• Asiakkaan palveluiden käyttöaika
• Asiakkaan lähettämät sähköposti/tekstiviestit sekä teksti- tai videoviestit
• Mahdolliset luvat ja suostumukset
• Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot
• Muut rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot

6. REKISTERIN YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

• Diarium

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Asiakkaalta itseltään puhelimitse
• Sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla
• Palvelun maksajalta tai Kelan korvaamien palveluiden osalta kuntoutussuunnitelman laatineelta taholta
• VRK/Väestötietojärjestelmästä, Itellan osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilöitä koskevia rekisterin tietoja luovutetaan säännönmukaisesti palvelun maksajalle, palvelun käyttäjälle tai hänen huoltajalleen sekä Kelan korvaamien palveluiden osalta palvelun käyttäjän kuntoutussuunnitelman laatineelle taholle. 

9. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Potilaslain mukaisesti henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille vain potilaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella.

10. TIETOJEN SIIRTO EU:N  TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai EU:n talousalueen ulkopuolelle.

11. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
A. Manuaalinen aineisto
Paperiasiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa tai lukituissa kaapeissa. Asiakirjojen säilytystiloihin on pääsy ainoastaan hoitohenkilökunnalla.
B. Sähköinen aineisto
Ilona Kuntoutus Oy:n asiakasrekisteri on sähköinen tietokanta ja siihen on pääsy vain niillä Ilona Kuntous Oy:n työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät asiakasrekisterin käyttöä. Asiakasrekisteri on suojattu ulkopuolisilta käyttäjiltä.
Ilona Kuntoutus Oy:n asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot ovat salassa pidettäviä ja asiakasrekisteriä ja sen tietoja käsittelevää henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

12. TARKASTUSOIKEUS JA TIEDONKORJAAMISOIKEUS
Asiakkaalla on Henkilötietolain 26–28 § mukaisesti oikeus saada tarkastaa häntä itseään koskevat potilasrekisteriin tallennetut tiedot. Laki Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18 § mukaisesti asiakkaalla on halutessaan oikeus tarkastaa häntä itseään koskevia sähköisen tietojärjestelmän lokitietoja. Tietojen tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella rekisterinpitäjälle. Rekisterissä olevien itseä koskevien tietojen korjausvaatimus tulee esittää kirjallisesti Ilona Kuntoutus Oy:lle.